多くの企業でさまざまなコスト削減策が講じられる中、固定費として年間経費の大きなウエイトを占める、オフィスコストの削減メリットに注目している 企業は少なくない。事実、オフィス面積の縮小や、都心部より賃料コストを抑えられる郊外への移転、複数の拠点を1ヶ所に統合する「集約移転」などを実施す る企業が増加している。
こうした移転を決定する際には、どうしても坪単価などのコスト面ばかりに目が行きがちだが、賃料だけに気を取られていると思わぬ失敗につながることもあるので注意が必要だ。
今回は、移転先オフィスの選定、契約から引越まで、コスト削減移転を成功に導くためのポイントを、順を追って解説していこう。
オフィス選定の成否を分ける、こまめな事前チェック
1．契約形態
移転先の候補がいくつか挙がった時点で、まずはその契約がネットなのかグロスなのかを確認することが重要だ。
ネット契約は契約面積≒有効面積（執務スペースに使える専有面積）となるので問題ないが、グロス契約での契約面積は有効面積+共用面積で、廊下・EVホール・トイレ・給湯室など、実際の業務には利用できないスペースも契約面積に含まれるため、結果的に狭くなってしまう。
加えて、共用スペースが契約面積に含まれる場合、給湯室の水道・光熱費などもテナント負担になる場合もあるので、ランニングコストの発生有無にも注意を払いたい。
2．専有面積
専有面積に関しては、「誘導用途による制限があるビル」に注意が必要だ。こうしたビルは、行政から「街に賑わいを創出する」といった目的で規制緩和を受けて開発されており、オフィス内にセキュリティオフのフリースペースの確保が義務づけられている。
金融機関や旅行会社など、来店型のオフィスにとっては元来必要なスペースだが、一般の企業にとっては不必要なスペース確保のため、執務スペースが目減りし不便な物件になる可能性があるのだ。
3．定期借家と普通借家の違い（中途解約）
定期借家と普通借家の違いについては、必ず事前に把握しておきたい。定期借家では、中途解約の場合、原則的に契約の残存期間分の賃料（・共益費）相 当額を支払う旨定められている場合が多いため、一度入居したら簡単には解約できない。一方、普通借家なら、途中解約しても予め定められた解約予告期間分の 賃料（・共益費）相当額を支払えばよいとされている場合が一般的だ（特別な取り決めがない場合）。
4．共益費の内訳
共益費の内訳の中でも、空調費は特に重要だ。個別空調であれば、各オフィスが従量制の実費請求をするのが一般的。そのため、以前は全館空調のビルに 入居していて、コアタイムの空調費は共益費に含まれていた企業が、個別空調のビルに移転したことで空調費全額負担となり、コストが大幅に上昇し驚いたとい う例もある。
また、全館空調のビルでも、コアタイムの空調費が必ず共益費に含まれる訳ではない。別請求となれば、坪当たり1000円以上は覚悟する必要があり、ランニングコストに大きなインパクトを与えることになる。
新規契約と既存ビルの解約手続きには細心の注意を
5．保証金・敷金
ビルを選定し、いざ契約となると保証金・敷金が必要になる。契約から入居までの期間が短い場合は一括での支払いが一般的だが、契約締結から入居（引 き渡し）までの期間が長い場合は、契約時に一部金として20〜50%相当額を支払い、残りを入居日（引き渡し日）の前日までに預け入れるのが通例となって いる。入居まで時間があるといって資金の用意を怠ると思わぬ事態になるので注意が必要だ。
6．現入居ビルの退去手続き
新規ビルの契約と同時に進めなければならないのが、現入居ビルの退去手続きである。普通借家ならば解約予告期間を確認すべきだが、通常、退去する 3ヵ月、もしくは6ヵ月前に書面で通知することになっているはず。移転先にばかり気をとられ、この期日を忘れていると余分な賃料を支払うことになりかねな い。
6-1原状回復義務
ここで重要なのは退去日＝解約日ではないということ。回復工事は規模にもよるが、2週間から長いと数ヶ月かかることもある。
もし解約日までに回復工事が間に合わなければ、賃料の倍額を請求される場合もあり、また、次のテナントが決まっており、オーナーおよびその会社に損害が生 じれば、その損害の賠償を請求される恐れもある。多くの場合、契約書には一度解約予告を書面で提出したら、勝手に撤回はできないことが明記されているので スケジュール管理を徹底したい。
6-2中途解約
中途解約の場合は、同時に契約時に預け入れた保証金・敷金の返還時期も確認しておきたい。契約書にはたいてい「遅滞なく」「速やかに」とあり、賃貸 マーケットにおいては多くの場合これらの文言は3ヵ月以内を意味すると認識されているようだ。しかし、それ以上期間を要するケースもあるため、保証金・敷 金の還付分を移転費用の一部に当てようとするのは無理だと考えておく方が賢明と言えよう。
移転の“プロジェクトマネジメント”がコスト削減成功のカギ
7．分割空調
執務室内を役員室や応接室、会議室、サーバ室などに分割して使用する場合、それぞれの空間ごとに噴出口を設置しないと不便なのが実情だ。新しいビル は、レイアウトをしやすいようにダクトが通っているが、古いビルでは新たな空調機器の設置が必要となり、コスト増につながってしまう。また、ダクトが通っ ていないために増設できない場合も多い。
8．レイアウト
最近の大型ビルで、いわゆる「ルートC」が適用されている場合は、レイアウトに注意が必要だ。この場合、レイアウトに対し、避難ルートの高度な検証 が必要となり、国土交通大臣から認定を受けた評価機関の評価を受けることが義務づけられる。評価には費用も日数もかかり、工程や入居日に影響するため、事 前の確認を忘れずに行ないたい。
9．什器・備品
コスト削減のため、什器・備品の再利用を考える人も多いが、実は引越リスクが高まり、費用もかさんでいくデメリットもある。搬入・組み立ての想定時間、ビル周辺のトラック停車場所、利用できるエレベータ数制限など・・・事前の確認は綿密に行いたい。
また、既存家具の場合、机や収納の設置が終わらないとLANや電話の配線ができないデメリットもある。週末引越で、徹夜作業をしても引越が終わらないとなれば、人件費はもちろん、業務に支障が出る危険性さえある。
その点、新規購入なら引越前にレイアウトを済ませ、配線工事も先行できる。引越は書類を運び込むだけなので短時間で終了し、結果的にリスク低減とコスト削減につながっていく、というケースもありえるのだ。
10．廃棄・処理
不要な書類などは通常業務時からこまめに廃棄し、引越時に余分な廃棄コストを出さないことも大切だ。重要書類できちんと処理した証明を出してもらう 場合や環境に配慮した溶解処理を行う場合などは、想像以上のコストが発生する恐れもある。また、まだ使える什器などの資材は、オフィス用品のリサイクル店 などに回収してもらえば、有料で廃棄するよりコストが抑えられる場合もある。
その他、移転後のオフィス運用にかかるコストとして見逃せないのが従業員の通勤交通費などの変動。賃料の安さばかりに目をつけ郊外に移転すると、通勤交通費などのランニングコストが大幅に増大する危険性があるので、十分なシミュレーションが必要である。
ここまで見てきたとおり、移転によりコスト削減を実現するには、賃料だけではなく、物件の選択からファシリティ管理まで、さまざまな要因が関連してくる。 つまり、移転を成功させるには、費用、スケジュール、施設・設備の仕様確認など、全体を見渡すプロジェクトマネジメントがカギを握っているのだ。
