契約形態や共益費の内訳などビル決定前のチェックが肝心
昨今、複数の拠点を1ヵ所に統合し合理化する「集約移転」や、効率化を推進し面積を縮小したり、都心部から周辺部に移転するなど、オフィスコスト削減を目的とした移転を実施する企業が増えています。このようなケースでは、移転先を決定する際にどうしても坪単価に眼が行きがち。しかし、賃料にばかり気をとられていると、思わぬコストが発生することがあるので注意が必要だと言えます。ここでは移転先決定から引越まで、コストを上げないためのポイントを整理してみましょう。 移転先の候補をいくつか挙げた時点で、まず確認すべきなのがその契約がネットなのかグロスなのかという点です。ネット契約は契約面積≒有効面積(執務スペースに使える専有面積)なので問題ないのですが、グロス契約では契約面積は有効面積+共有面積で、廊下・EVホール・トイレ・給湯室等が面積に含まれます。ですから、現状がネット契約で、移転先がグロス契約の場合、同じ面積でも執務に利用できないスペースがあり、結果的に狭くなることになります。一見有利に見えても、ネットに割り戻すと割高になるケースにも注意が必要です。また、共有スペースがどの範囲なのかでランニングコストが変わってくるということも、意外に見落としがちなポイントです。例えば、給湯室が契約面積に含まれていれば、その給湯室の水道・光熱費はテナント負担となるケースもあるのです。 専有面積について言えば、誘導用途による使用制限があるビルにも注意が必要です。行政から「街に賑わいを創出する」といった目的で規制緩和を受けて開発された施設のため、原則、オフィス内にセキュリティオフのフリースペースを確保しなければなりません。金融機関や旅行代理店等、来店型のオフィスは、元々そういったスペースが必要ですから問題ないのですが、オフィス全体を執務スペースとできるか否かは、移転先候補として挙げた時点で留意しておくべきポイントです。 さらに、定期借家と普通借家の違いでも、将来的に思わぬコストがかかることがあります。定期借家では、万一、途中解約する事態になった場合でも、原則、契約の残存期間分の賃料を支払わなければなりません。一度入居したら、普通借家のように簡単には解約できないと心得るべきです。 一方、普通借家の場合は、途中解約しても特別な取り決めがない限り、あらかじめ定められた解約予告期間分の賃料・共益費相当額さえ支払えば問題ありません。ただし、特に小規模な物件では、契約時に敷金に加えて礼金がかかる、あるいは2年ごとに更新料が発生する、また、退去時に敷金の20%程度の償却費を求められることもあるので注意が必要です。 共益費の内訳、特に空調費について確認しておくことも重要でしょう。個別空調であれば、各オフィスが従量制の実費請求が一般的。例えば、これまで全館空調のビルに入居していて、コアタイムの空調費は共益費に含まれていたものが、個別空調のビルに移転したことで全額負担となり大幅にコストが上昇したと、請求額を見て驚かれたお客さまがいらっしゃいました。また全館空調だからといって、必ずしもコアタイムの空調費が共益費に含まれるわけではありません。別請求となれば、坪当たり1,000円以上になる可能性もあり、オフィスのランニングコストにおいて、かなりのインパクトを与える金額だといえます。オフィス選定時での確認はなかなか難しいのですが、できれば館内細則まで眼を通しておくことで、判断材料とすることができるでしょう。
新規の契約に既存ビルの解約 煩雑な手続きには最新の注意を
ビルが決まって、いざ契約となると保証金・敷金が必要になります。契約から入居までの期間が短い場合は一括での支払いが一般的ですが、契約締結から入居〈引き渡し〉までの期間が長い場合は、契約時に一部金として敷金の20～50%を支払い、残りを入居日〈引渡日〉の前日までに納めるのが通例になっています。ですから、入居までに時間があるといって資金〈キャッシュ〉の用意を怠っていると、思わぬ事態になることもあります。 最近の市況下では、ビルオーナーのテナント誘致施策としてフリー・レントの提供が復活しつつあります。つまり、オフィスの引き渡しから数ヵ月間は賃料が無料になるわけですが、ここにも思わぬ落とし穴があります。フリー・レントとは、通常はあくまで賃料支払いの猶予であって、共益費はしっかり契約時からかかってきます。また、このことは知っていても、契約で共益費が賃料に含まれるケースでは、つい無料だと思ってしまいがち。しかしこの場合でも、フリー・レントの期間中だけは、共益費相当額として定められた金額が料金として発生することが多いのが実情です。例えば、坪当たり4,000円の共益費だとしてオフィス面積が数百坪にもなれば、それだけでもかなりの金額になってきます。これを勘違いしていると、コストの支払計画に大きく影響してくるのは必至です。なお、細かいことですが、賃料の振り込み手数料は、ビルや所有者の大小に関わらずテナント負担となっています。 新規ビルの契約と同時に進めなければならないのが、現入居ビルの退去手続きです。先にも少し触れましたが、普通借家ならば解約予告期間を確認しましょう。通常、退去する3ヵ月、もしくは6ヵ月前に書面で通知することになっているはずです。この期日を守らないと、余分な賃料を支払うことになります。移転先ばかりに眼がいくと忘れがちなので注意してください。 ここで重要なのは退去日=解約日ではなく、テナントには原状回復義務があるということです。回復工事は規模にもよりますが、2週間から長い時には数ヵ月かかることもあり、これを見越していないと大変なことになります。もし解約日までに修復工事が間に合わなければ、契約内容によっては通常の賃料の倍額が、また次のテナントが決まっており、オーナーおよびその会社に迷惑をかければ、損害賠償金まで請求されることもありえます。多くの場合、契約書には一回解約を書面で提出したら、勝手に撤回はできないことが明記されているので、スケジュール管理を徹底する必要があるでしょう。 また、先にも触れたとおり、定期借家の場合は、中途解約でも原則契約期間の残存分を支払わなければなりません。 一方、契約時に預け入れた保証金・敷金の返還時期も確認しましょう。契約書には大抵「遅滞なく速やかに」とあり、多くの場合、3ヵ月以内が「遅滞なく速やかな返還の範囲」と認識されているようです。ただ、小規模なビルのなかには6ヵ月後ということもあり、いずれにしても、現在のビルの保証金・敷金を移転費用の一部に当てようとするのは無理だと考えておくべきです。以降の資金繰りに入れ込む際にも、注意が必要でしょう。
移転のプロジェクトマネジメントがコスト削減成功の鍵を握る
ようやく契約も完了し、移転に向けての準備が始まるわけですが、ここで、オフィスづくりの注意点を見てみましょう。まず空調ですが、執務室内を役員室や応接室、会議室、サーバー室などに分割して利用する場合、それぞれの空間ごとに噴出し口を設置しないと利用しづらいものです。新しいビルではレイアウトがしやすいようにダクトが通っているのですが、古いビルでは新たに空調機器を設置しなければならなかったり、管が通っていないために増設できないといったことが起こりえます。そのため、イニシャルコストはもちろん、増設した空調機分のランニングコストも増えることになるのです。
また、レイアウトについて、最近の大型ビルでいわゆる「ルートC」の避難安全検証法で制限がかかる時にも注意が必要です。この場合、レイアウトに対し避難ルートの高度な検証が必要となり、国土交通大臣から認定を受けた評価機関の評価を受けなければなりません。評価には費用も日数もかかり、工程や入居日などに影響するため、事前に確認しておく必要があるでしょう。
「コスト削減をしたいのだから、什器・備品は今までのものを使うべき」、そう思う方が多いでしょうが、実は荷物が大量になることで、引越リスクが高まっていきます。費用はかさみますし、事前に確認しておかないと収納などの搬入、組み立てに時間がかかったり、ビル周辺にトラックを止める場所がなかったり、利用できるエレベータ台数の制限などの障害もありえます。また、既存の家具を利用する場合、机や収納の設置が終わらないと、LANや電話の配線もできません。金曜に引越を開始し、土日に費用が割増の徹夜作業をしても月曜日にまだ終わらないなどのリスクも高まり、業務に支障が出る危険性さえあります。その点、新規の家具なら引越前にレイアウトを済ませ、LAN や電話の配線をしておくことができるので、これらの問題を回避できる利点があります。引越は書類を運び込むだけですから、短時間で作業を終了し、コストを抑えることもできるでしょう。余談ですが、同様の理由でサーバーや電話交換機なども、耐用年数とリスクを考え移転時に新規に設置した方が、ランニングコストや業務効率化の面でメリットが出ることがあります。
さて、いよいよ引越ですが、書類の廃棄も移転時にまとめて出すと費用がかさむため、通常の業務のごみ捨てでこまめに処理しておきましょう。また重要書類できちんと処理した証明を出してもらう場合や環境に配慮し溶解処理を行う場合など、想像以上のコストが発生することがあります。什器などの資材は、まだ使えるものなら中古市場でリユースできるものは回収してもらえば、廃棄するよりもコストを抑えられることがあります。 その他、これは移転後のオフィス運用にかかるコストの話ですが、見逃せないのが通勤交通費の変動です。賃料が安いからと郊外に移転すると、通勤費などのランニングコストが大幅に増大することもあるので、十分なシミュレーションが必要です。
ここまで見てきたとおり、移転によりコスト削減を実現するには、賃料だけでなく、物件の選択からファシリティ管理まで、さまざまな要因が関連してきます。つまり移転を成功させるには、費用、スケジュール、施設・設備の仕様確認など、全体を見渡すプロジェクトマネジメントが鍵を握っているのです。その意味で、社内に移転に手慣れた人材がいない場合はもちろん、何回か移転経験があるといった場合でも、その道のプロフェッショナルにアウトソーシングするのが賢明といえるでしょう。
シービー・リチャードエリス株式会社
プロジェクトマネジメント・コンサルティング部
アソシエイトディレクター
弓削 達
ビル営業本部 企画推進部 セールスサポートグループ
アソシエイトディレクター
新谷 保大
