自社物件か、賃貸物件か─。この問いは恒久的なものである。どちらにメリットがあるかは企業の置かれた状況によってさまざまであるが、ビジネスの多様化に伴いオフィスにも柔軟性が求められる昨今は、投資リスクが少なく資産の圧縮が図れることから、自社物件を売却して賃貸オフィスビルへ入居するケースが散見される。
とはいえ、自社内に不動産知識・ノウハウを持つ専門家を抱えることは難しい多くの企業にとって、複雑な社内調整・契約交渉を経て移転を成功させ、さらにさまざまなリスクを回避しつつ好条件で物件売却を成功させるには、越えなければならないいくつものハードルが存在するのである。
工場を増改築した本社オフィス─老朽化と、業務効率を圧迫する執務環境を問題視
E社は、各種実験装置をはじめ、試験計測機器、バイオ・ライフサイエンス関連機器などの製造販売を行う精密機械器具メーカー。同社は長く神奈川県内郊外エリアにある工業団地を拠点とし、本社では主に事務・営業部門と設計・開発・製造部門に分かれて業務を行っていた。
同社の本社は、自社所有の工場兼オフィスという形態であった。しかし竣工からすでに40年近くを経た建屋は老朽化が目立ち、加えて本来は工場用途と して設計されているにも関わらず、長年のうちに、工場や倉庫だった一角を増改築してワークスペースとして使用していたため、オフィスとしての使い勝手の悪 さが問題視されていた。
たとえば、広すぎる会議室を有する一方で、執務スペースにはゆとりがなく、また遊休スペースとなっているゾーンも多数存在していた。このゾーニングのバランスの悪さは都度の増改築がもたらした結果で、執務環境の悪化や業務効率低下の要因にもなっていたのである。
賃貸オフィスへの移転を決断、しかし移転に関する知識・ノウハウの無さがネックに・・・
こうした状況を憂慮したE社経営陣は、移転を視野に入れた対策を協議するに至る。当初は全面的なリノベーションを行う案も出たが、すでに老朽化が進んだオフィスへの多額な出費は投資計画上難しい。
そこで同社は、事務・営業部門を設計・開発・製造部門と切り離し、適切なオフィス機能・設備を持った比較的築浅な賃貸ビルへ移転させる案について検 討することとなったのである。移転先としては、数キロ離れた市街地が候補として挙げられた。従業員の多くが現本社近辺エリアに生活拠点を置いているため、 通勤利便性を考慮した結果である。
ところが、いざ移転のために動き始めてみると、社内には移転を適切に進めるための知識やノウハウがまったくないことがネックとなってしまった。
「当社は長年自社所有の物件で業務を続けてきたため、総務部門では不動産の知識や移転ノウハウどころか、移転を経験したことのある社員すらおりません。あるのはオフィスを移すという漠然としたイメージだけでした」
と語るのは、移転プロジェクトを任された同社総務部のO部長。
「設計・開発・製造部門の30名については、取引先のある工業団地内の別の自社工場に適切なスペースがあったため、そこに移すこととなりましたが、 問題は130名の事務・営業部門の移動でした。業務効率性に優れ、予算内に収まる物件をどう選択すればいいのか分からず、また賃貸借契約の交渉や社内調 整、移転のためのスケジュール管理も必要となりました」
さらにE社の場合、自社物件からの移転につき、跡地の活用法についても考えなければならず、何から手をつければいいのか分からないまま、時間だけが経過していた。
E社は、専門ノウハウを有する外部へ移転計画を依頼することを決断。そこでO氏は、複数の不動産ソリューションベンダーを当たり検討を重ねた末、シービー アールイー（以下CBRE）へ移転仲介およびプロジェクトマネジメント（以下PM）を依頼することを決定した。CBREは過去に何度かE社グループ会社の 移転を成功させた実績があり、サポート体制に対する信頼や安心感が決め手となったのである。
通勤利便性を考慮しながら、「執務環境の改善」を実現できる優良物件を選定
E社より正式に業務依頼を受けたCBREは、まず移転の要件について詳細にヒアリングし、ポイントを以下の3点に整理した。
- 営業部門130名を近隣エリアへ移転
- 築浅賃貸ビルで400坪程度の面積を確保
- フロアは分散しないことが望ましい
そしてまず、E社の希望する移転先物件の調査を開始した。前述の通り、同社では社員の通勤利便性を考慮し、近隣エリアへの移転を望んでいた。しか し、当該エリアの物件数はもともと少なく、さらに同社が必要とする、築浅かつ必要面積をワンフロアで確保できるビルとなると皆無の状況であった。CBRE は満室となっているビルの将来的な空室予定まで調査範囲を広げたが、それでも要件を満たせる物件は見当たらない。
そこでCBREはO氏らと協議の上、現在のオフィスから25キロ圏内なら通勤利便性に大きな影響を及ぼす心配はないと判断し、エリアを拡大して物件調査を継続。ほどなく20キロほど離れた交通の便の良い市街地に立地する、築浅の優良大型ビルを提示した。
候補物件
- 立地：神奈川県主要都市中心部
- 竣工：2004年
- 面積：400坪（ワンフロア）
「CBRE担当者に、移転の最大の要件は執務環境の改善である点をご指摘いただき、近隣エリアだけに固執する必要はないと言われ、なるほどと思いま した。内覧した結果、すぐにビルのグレードや設備は申し分ないと確認できました。駅から近く、比較的築浅なため最新の空調設備などインフラ面が充実してお り、耐震性にも優れています。そして何より、ワンフロアに統合できることで執務環境の改善が期待できました。従業員の平均通勤時間が数十分長くなることを 除けば、当社の要件をほぼ完全に満たしていると言えました」（O氏）
従業員心理に最大限に配慮しつつ、業務効率と働きやすさを第一に考えたオフィス構築へ
移転先が明確化したことを受けたCBREは、続けて移転プロジェクトマネジメントに乗り出した。まずCBREが最初に行ったのは、同社の社内合意形成である。
社内からは工業団地を離れることへの不満や、通勤利便性の悪化に対する反発が出ることも考えられていたが、予想通り移転先決定の告知後ほどなく、通勤時間の拡大に難色を示す声が寄せられたのである。
速やかな合意形成が必要と考えたCBREは、社内説明会を数回にわたり開催。執務環境の改善による業務効率化が移転の目的であることを明示するとと もに、通勤利便性も十分に考慮している点を説明。移転先が主要ターミナル駅より至近であることは日常的な利便性向上だけでなく、複数の交通網へのアクセス にも優れている点などを示唆し、従業員からの理解を得ることができた。
新オフィスの設計に従業員の声が大きく反映されたことも、合意形成をスムーズに進められた理由のひとつ。CBREは説明会の場を活用し、「社員食堂 を継続してほしい」「社内コミュニケーションが取りやすい環境にしてほしい」といった要望を、オフィス環境改善のための意見として吸い上げていったのであ る。
こうして構築された新オフィスは、業務効率向上と働きやすさを第一に考えたワークスペースとなった。一人当たり面積3坪強の執務スペースを軸に、各 所にマグネットエリアやリフレッシュエリアを設け、休憩や簡易的なミーティング用途など、部門同士の自然な交流を促し、社内コミュニケーションを活性化さ せる工夫を施している。従業員の要望が多かった社員食堂兼カフェテリアも設置。また、応接室やエントランスなどオフィスの“顔”となるスペースも念入りに 計画・整備し、ビジネス拠点としての機能を強化していった。
潜在リスクを事前に回避しつつ、想定以上の条件で跡地売却に成功
移転プロジェクトが順調に推移する一方で、移転跡地の有効活用についても取り組む必要があった。同社としては、具体的な方針がなかったためCBRE へ一任。これを受けてCBREは現本社の調査を実施した。その結果、築年数を考えると建屋が継続して使用される可能性は少ないと判断されたため、解体して 土地のみを売却するよう提案した。その際には周辺地区の市況を調査した上で地価の評価を行い、売却可能な価格帯も提示。同社もこの提案を了承することで、 売却に向けた具体的な手続きに入ることとなった。
売却方針の決定にともない、CBREは購入を希望する企業募集に動き出した。買い主の公募はステークホルダーへのイメージダウンが懸念されるため、CBREは自社独自のネットワークを駆使して買い主探しを開始。ほどなく大手企業数社からの購入オファーを得るに至った。
また、測量など売却前に済ませておくべき作業のうち、移転跡地が化学物質等で汚染されていないかどうかを確認する「土壌調査」は、重要なポイントの ひとつである。調査は費用負担を強いることになるが、仮に物件引き渡し後に汚染が発見されれば企業イメージの低下や賠償リスクは避けられない。CBREは 調査を行うことで引き渡し後のトラブルを未然に回避できる旨を説明し、同社の了承を得た。
測量・土壌調査等と並行し、CBREは購入企業を選定する作業を進めた。まず売却方法やその条件などを定めた「売却要綱」を作成し、これに基づき各 社より寄せられた購入条件を比較した上で、経営陣とともに買い主の選定を実施。いくつかの条件を鑑みた末、同社にとって最も好条件と思われる企業に売却先 を決定した。
「われわれとしてはできるだけトラブルを未然に防ぐことが最優先事項でしたが、不動産のエキスパートに間に入ってもらったことで、確実にリスクを回避しながら想定以上の条件で売却に成功することができました」（前出O氏）
これら一連の取り組みの中で、CBREはスケジュール管理や上記案件に加え、各業者の手配事務など、必要な事項すべてにわたって同社をサポート。同社に負担をかけずスムーズな売却を実現した。
成功の要因は、「移転仲介」「PM」「売買」の多角的なワンストップサポートにあった
こうして同社は、新オフィスへの移転とともに跡地の売却を滞りなく完了させることに成功した。移転後は、執務環境が大きく改善されるとともに、社内コミュニケーションも活性化。業務効率や社内のモチベーションは目に見えて向上しているという。
「移転仲介」「移転PM」「売買サポート」の3つをワンストップで行い、E社にとってのベストプラクティスを多角的な視点から実現したことが、プロジェクトを成功に導いた要因だろう。前出O氏はこう語っている。
「当初はどうなることかと思いましたが、無事、経営陣の求める要件を満たしつつ、従業員の満足度も高める移転計画を完遂することができました。 CBREは経験豊富なプロフェッショナルとして我々の要件をうまく引き出してくれるとともに深く理解し、常に先回りした多角的な提案で我々をリードしてく れました。多くの課題への冷静・適切な対応は、満足のいくものでした」
