全国150もの膨大な拠点統廃合計画。
わずか9ヶ月で、大型合併を成功に導いた勝因とは？
ここ数年、業種や企業規模を問わずさまざまな業界で、買収や合併・売却・事業譲渡などが次々に行われている。つい先日世間を賑わせた、大手食品メーカーの大型企業合併は記憶に新しい。
こうした決断は、企業にとって、国内外における国際競争力の強化やマーケットの拡大に伴う生存競争と事業拡大に用いられることが多く、買収の規模も 拡大傾向にある。また、一般的に企業合併のメリットとしては、効率的な経営資源の集中、既存事業との相乗効果、スケールメリットを生かしたコスト削減や収 益増強等が挙げられる。また、合併にあたっては、運営プロセス・システムの改善なども併せて検討することにより、経営のスリム化に繋げる狙いもある。
しかし、企業風土が異なる企業同士を融合させる難しさが伴う。
例えば、意思決定、営業方針、ITインフラ、ファシリティ、組織体系やそれに伴う人員配置など、様々な課題が発生することが予測される。また、大規模な企業間の統廃合ともなれば、実に多くの転換要素が生じる。
こうした複雑化する要素は、得てして生産性の低下やコスト増大にもつながりかねない。今回は、ある大手メーカーが企業再編において直面した、拠点についての統廃合における障壁と成功に至るまでの道のりをご紹介しよう。
47都道府県に広がる150拠点のオフィス。先の見えない統廃合計画
全国に拠点を展開する大手メーカーH社は、開発、生産、販売、サービスメンテナンスまでの一貫した業務を強化することを目的として、販売サービス体 制に強みをもつ企業との合併を決断した。合併先企業も同様に全国に拠点展開をしている企業であるため、合併後は2社を併せて、47都道府県に150拠点の オフィスを抱え、従業員総数は10,000名に及ぶことになる。
存続会社であるH社の指揮のもと、合併は決断から9ヵ月後に行われることが決定し、期間内に、企業合併のシナジー効果を高めるための全国150拠点の統廃合を行うことになった。
このオフィス統廃合プロジェクトを進めるに当たり、全国の拠点統廃合の計画を策定し社内承認を得るとともに、企業合併によるコスト面での効果をプレスリリースするための準備が急務となった。
まずは裏付け資料作成のため、全国各拠点のオフィスの現状を把握した上で、拠点統廃合によるコストメリットを数値で明確に比較評価する必要があっ た。また、全国の各拠点には自社ビル、賃貸ビルが混在していたため、中長期的に拠点にかかる固定経費を鑑みる必要もあり複雑な状況だった。プロジェクトの 指揮を執ったH社の経営企画室長S様はこう語る。
「2社併せて全国150拠点ものオフィスの状況、特に合併先企業のオフィスの状況を把握するには膨大な作業が伴うことが想定され、果てしない労力がかかる と推測されました。現状把握をした上で、コストに対する目標設定を図るためには、地域によって異なる賃料相場、契約条件や共益費・駐車場代などの違いを勘 案した上で、現状のオフィスに関わる環境がマーケットに則しているかどうか等を見極めることが求められました。果たして、これら全ての作業をやりきれるの か、非常に不安でした。」
求められる、“客観的視点”での統廃合計画の策定
現状把握が的確にできたとしても、双方の拠点を残すのか、それともどちらかの拠点に集約するのか、もしくは新たに物件を借りるのかなど、各都道府県 ごとに拠点状況を精査し、統廃合の計画を決定していく必要があった。しかし、その際の判断基準も不明確な状態。企業合併においては拠点の統廃合によるコス ト効果も求められていただけに、明確な根拠を基にした計画を、限られた時間の中で提示、決定していかなければならない。
現ビルオーナーから統合移転先の物件提案を受けていたエリアもあったが、「果たして提案物件の賃料が現在のマーケットの中で適正なのか、他にもっと 最適な物件はないのか、そもそも新たな物件に移転をすることが最善の策なのか。」という判断を下すことができず刻々と時間が過ぎていく中、客観的な判断材 料もなく、オフィス統廃合プロジェクトの計画策定は難航していた。
全国に散らばる千差万別のオフィス、わずか9ヶ月で同時移転は可能？
また、いざオフィス統廃合の計画が決定したとしても、新規ビルへの移転が決まった拠点や集約拠点については、移転・入居プロジェクトそのものが大き な壁として待ち受けていた。全国複数箇所の拠点を、短期間でどのように同時平行で統廃合の実務を進めていけばよいのか？H社のプロジェクトメンバーは5名 しかおらず、全国に広がるオフィス移転を同時指揮するのは、物理的にも困難と言えた。
今回のオフィス統廃合は、コスト削減効果だけではなく、企業再編にあたりオフィス環境や人員体制を整備し、社内コミュニケーションの円滑化と顧客に 対して最大のバリューを提供することも大きな目的の一つである。企業合併に伴うオフィス統廃合による混乱から社内外へのクレームへと繋がることは絶対に避 けたかった。そのためには、通常業務への支障を最小限に抑え、決められた期間内でどれだけスムーズにオフィス統廃合を行うことができるかが、重要課題だっ たのだ。
オフィス統廃合効果の“見える化”で、準備作業の負担払拭とスピーディな意思決定を促進
H社はさまざまな先の見えない課題に対し、自社のみで取り組むのは困難と判断。そのため、オフィス統廃合移転業務のサポートを依頼する専門家として 選んだのが、不動産仲介から入居までのプロジェクトマネジメントをトータルに行うことのできるシービーアールイー（以下CBRE）だった。
まず取り組まねばならなかったのが、各拠点の現状把握だ。
H社と合併先企業の各拠点は、地域によって賃貸と自社ビルが混在し、立地条件にもバラつきがある状況だった。
CBREでは、47都道府県すべての拠点に対して、現在の賃料コストとオフィスマーケット相場を照合した。その上で、自社物件を継続使用すべきかど うかも含め、各エリアごとにオフィス統廃合効果が最も高いと思われるプランを策定した。さらに、コストメリットがどれ位発生するのかを数値で示すことで、 統廃合の効果を明確に数値で証明することによって、社内承認を得るに至った。
「本来、我々がすべきだった、膨大な作業負担を払拭してくれたことは、プロジェクト成功への大きな足がかりとなりました。我々では知りえなかった、マー ケット相場に基づく詳細なデータは非常に説得力があり、CBREさんに作成していただいた資料をそのまま役員会に提示することで、社内承認を得ることがで き、統合効果のプレスリリースも安心して行えました。」（経営企画室長S様）
最適な物件選定は、“精緻なコストシミュレート”と“オフィス環境基準”から
社内折衝が順調に進み、H社は移転が必要なエリアの物件選定に取りかかった。CBREでは、全国150拠点の移転前と移転先候補のコスト推移を比 較。精緻な移転コストシミュレーションにより移転時に発生するイニシャルコストと、候補物件（現入居物件）のランニングコストにかかる損益分岐点を比較 し、必要出費と削減額を算出した。
また、移転にあたって同時に重要視したのが、移転先の設備や環境面。コストシミュレートによる定量的データに加えて、オフィス環境という観点から定性的 データも抽出。それによって、「オフィススタンダード」と呼ばれる統一されたオフィス基準の策定を行なった。従業員数に対する最適な坪数、使用什器、セ キュリティ環境などさまざまな項目についての基準を設けることで、どの拠点でも均一化されたクオリティの高いオフィス選びを可能とした。
こうして、オフィス環境・コストメリットの両側面で最適な物件選定を推し進めていくことにより、コスト目標計画において、H社は年間約20億円という実に巨額なコスト削減を成功させることができた。
短期間での大規模な同時移転。
エリアごとの緻密な“プロジェクトマネジメント”が導いた成功への道
いよいよ、合併直前。各地でオフィス移転が本格的に動き始めた。
当初は、全国同時という大規模移転に対して滞りないプロジェクト進行が可能 か懸念されていた。しかし、CBREは全国展開している自社ネットワークを活かし、各エリアに担当者を配置。全国の状況をCBRE内に設けたプロジェクト 本部において俯瞰的に把握した上で、各拠点ごとに最適な移転スケジュールおよび移転先との交渉、移転実施までも緻密にマネジメント。H社担当者の業務負担 を大きく軽減しつつ、スムーズに全国移転をハンドリングすることに成功した。
また、各拠点にはそれぞれ異なる検討課題があり、移転に当たっての要望も様々だったが、プロジェクト本部にて各エリアの担当者からの現場情報を集約統括し、全国への統一フローを発信することによって均一的な課題解決を図ることができた。
「CBREさんは、ファシリティ会議や分科会を定期的に行い、随時情報共有を行なってくれました。私も本社にいながら、全国の進捗状況を把握することがで き、的確に現場の声を反映させつつ、プロジェクトは実にスムーズに進行しました。賃料のデータ整理からはじまり、社内承認を得るための資料の作成、物件選 定、条件交渉、移転マネジメントから入居まで、期待していた以上のサポートをしてくれました。」（経営企画室長S様）
こうして、H社は無事に合併。わずか9ヶ月で47都道府県の10,000名もの社員が移転対象となる大規模な移転プロジェクトであったが、業務への 大きな支障は無かったという。懸念していた社内外からのクレームもなく、むしろ快適で好立地なオフィス環境は、社員のモチベーションUPや顧客へのイメー ジUPに繋がっている。
