1. オフィス市況の把握
オフィス市況の正確な把握は、移転目的・希望条件の妥当性の判断や、コスト面の条件を満たすエリアを選定する場合に、非常に重要なテーマです。また、移転のタイミングの決定やビルオーナーとの条件交渉を行う際にも役立ちます。
2. ビル情報の収集
現地調査のチェックリスト 立地
| 交通 | 周辺環境 |
|---|---|
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現地調査のチェックリスト ビル
| 共用部分その他 | 設備 |
|---|---|
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| 室内 | 管理 |
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3. オフィスの最終選定
1. 候補ビルの比較検討
現地調査を経て候補先を絞ったら、項目ごとに具体的な物件データを用いて比較検討をします。オフィスは知的生産活動の場。環境が仕事の質を大きく左右します。移転目的をコスト削減とした場合でも、オフィス内外の環境面にも十分に留意してビルの選定を行う必要があります。
オフィス比較時の必須チェックポイント
| コスト |
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|---|---|
| グレード・規模 |
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| 設備・機能 |
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| 立地・環境 |
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| 建物の権利関係 |
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2. 移転コスト計画
シミュレーションを行い、移転コスト面からの比較検討も加えましょう。
移転コストシミュレーションの注意点
| 引越し費用 | 実際の荷物の量、移動距離、時間帯、ビルの進入口やエレベータの状況等を査定して料金が決まるため、同じ面積の移転でも金額に差が生じる |
|---|---|
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資材・文書の廃棄および リユース・リサイクル費用 |
不要となった什器備品・社外秘文書の廃棄やリユース・リサイクルにも、意外とコストと工期がかかるので注意が必要 |
| 移転先内装工事費 | 大規模な造作費用はもちろん、簡単なパーティションの設置や、什器備品の購入についても、施工業者等から(ビルの指定業者の場合でも)見積りを取る |
| 原状回復費 | ビルの指定業者が決まっている場合は、その業者から見積りと工程表を取り、内容の精査を行う必要あり。任意の場合は数社から見積りを取り比較検討する。工程については、明け渡し期日に間に合わないと予定外のコストが発生するので要注意 |
| 預託金(敷金・保証金) |
契約締結日前日までに預け入れることが一般的。駐車場についても、通常、別途預託金が必要となる。退去時には、原状回復費以外にも一部償却費として差し引かれる場合がある(契約書で確認) 現入居ビルの預託金については、返還時期が明け渡し後数ヶ月先となることもあるので、移転費用等へ充当することは考えないほうがよい |
| 仲介手数料 | 契約締結時、仲介業者へ手数料(賃料の1ヶ月分)の支払いが必要となる。 |
| 電話・通信工事費 | 電話回線の接続やLANの配線には、専門業者の工事が必要な場合もあるので、事前にチェックする。また、光ケーブルを必要とする場合は、ビルまで敷設されていなかったり配管スペースがなかったりすると、引込みコストに加え、使用開始まで日数がかかるので注意が必要 |
| IT関連機器移設費 | 一般の引越し業者が取り扱わない大型コンピュータやサーバーの移設等は、特別な対応が必要となるので、事前に確認しておく。 |
| その他移転に係る諸経費 | 移転挨拶状の印刷、発送費、会社案内・業務案内・名刺・社用封筒等の作りかえや印刷費もリストアップする。 |
