事例1 株式会社T&Dホールディングス

事例紹介&トップインタビューから探る、"オフィス移転"その背景と戦略

M&Aによる企業本社や全国営業拠点の統合、新規事業の立ち上げによる全く新しい場所での拠点づくり、経営戦略の変更に伴う営業拠点の再検討、そして人員増による拡張移転やコスト削減を目論む縮小移転等々、企業がオフィス移転をする理由には様々なものが挙げられるだろう。そして当然ながら、その背景には必ず、企業の経営課題や事業戦略、独自の手法やノウハウが現れてくる。オフィス戦略や拠点戦略の意思決定はいかにして行われ、どのように実行されていくのか。今回の特別企画は、移転事例紹介、経営トップへのインタビューから、オフィス移転を徹底研究する。

統合効果を高める本社機能の集約

当グループ(T&D保険グループ)は2006年7月、東京:港区にある「汐留芝離宮ビルディング」に移転し、本社機能を統合しました。これは、グループを構成するT&Dホールディングス、太陽生命保険、大同生命保険、T&Dフィナンシャル生命保険の主要4社、及び関連会社であるT&Dアセットマネジメント、事務サービスを行うT&Dカスタマーサービス、システム部門を担うT&D情報システムの計7社からなるグループの戦略的な連携強化、機能強化、ならびに業務効率化を図ることが目的でした。

本件集約は、太陽生命・大同生命の統合に伴うT&Dホールディングスの設立準備段階の03年度から前記を目的に計画されたもので、04年度に物件選定を開始。ようやく実現したものです。

移転先物件の選定段階からコンサルティングを導入

物件選定に当たっては、約1,600人の社員が働ける規模であることはもちろんですが、金融業界なのでできれば都心3区、また通勤を考慮すると旧ビルからあまり離れていないこと。さらに、できるだけ早期に統合効果を出すため竣工時期が早いこと、ファシリティコストを低減できることなども条件でした。

一企業の移転先探しでも大変なのに、これらの条件を満たし、かつグループ全社の意向をそこに反映させるのは容易なことではありません。グループ各社は歴史も古く、独自の企業文化や風土を有しており、本社ビルの機能、使い方なども異なるからです。

そこで、物件選定はもとより、後のFM、引越実務まで移転プロジェクトをトータルにマネジメントしてもらう必要性を感じ、コンサルタントを導入しました。プレゼン・コンペを開催し、生駒シービー・リチャードエリス(現CBRE)を選定。全業務にわたり、同社にグループのニーズを投げかけ、第三者の立場でベスト・ソリューションを提案してもらい、さらに練り上げる形で最終結論を出す手法をとりました。

ビル選定では、同社がピックアップした15棟以上の候補ビルを、04年の夏に移転事務局が一つひとつ足で回り、立地や周辺環境を調査。同社の大型ビル需給報告や賃料動向予測なども参考に、最終的には05年1月、総合的な判断から現在のビルに決定したのです。

課題解決に向けたキーワードを設定、PTで解決

物件を選定後、具体的なオフィス構築の検討を行いましたが、進め方としては、基本方針を各社の移転所管部長から成る「移転推進PT(プロジェクト・チーム)」で定め、具体的実務はPT傘下の各種WG(ワーキング・グループ)で検討しました。

PTでまず取り決めたのは「合理性」、「効率(生産)性」、「コスト」の三つのキーワードです。これは、合理的かつ客観的な判断をするための"拠り所"として設定。具体的には、ユニバーサルレイアウトの導入や、応接室兼用の小会議室を各社共用施設として設置し、従来各社毎に用意していたスペースを大幅に削減。また、各社のデスク・チェアを同機種とし大量発注することで、コスト削減を行うなどの大きな方針を決定する際の礎としたのです。色々な課題で壁に当たった時も、原点であるキーワードに立ち戻ることでクリアすることができたといえますし、経営トップへの説明においても、この点を強調することで了承を得られたことがあったと思います。

賃貸ビルのため、従来の自社ビル時代と比べて苦労したのが、セキュリティやコンプライアンスに関する課題です。当グループは金融業界に属するため、これらの課題については相当厳格に対応する必要があり、一般の業種と比較してフロア・レイアウトなどに制約が多かったと思います。しかし、会議室の共有といったスペース削減によるコスト削減や、グループ会社の合同会議などで移動時間がゼロになったこと、資料の外部持ち出しが不要になりセキュリティが向上したこと、そして、何より横の連携強化などで、十分な効果を上げることができました。

移転に関する意識を高めていく施策としては、移転前の今年1月から5月まで月刊で「本社移転情報かわら版」を発行し、社員に直接、新本社情報を提供するとともに、移転成否の鍵となる文書量削減の推進などについて徹底を図りました。その他、ビルの運用ルール、機器・設備の使用方法についても写真・図解入りの分かりやすいマニュアルを作成し、各社のe掲示板に貼り出して、いつでも見られるようにしています。

明るく天井が高い新オフィスの執務環境は各社に好評で、社内の雰囲気も活気が増していると感じています。本社集約を機に、T&D保険グループが一段と飛躍できればと思っています。