プロフェッショナルの活用が成功の鍵
オフィスジャパン編集部
テナント企業のノウハウ不足が移転トラブルの最大の要因
近年、オフィス移転に伴う様々なトラブルが問題になっている。前項まで事例を挙げて見てきたが、ここでは、トラブルが起こる根本的な原因と、その対処法を探ってみたい。
移転トラブルについて、テナント側が抱える最大の課題はノウハウ不足の一言に尽きる。その最たるものが、移転プロジェクトの第一歩であるコンセプト決定時の詰めの甘さだ。大規模な本社移転はもちろん、部署単位の分室化であっても、移転目的の明確化は重要なポイントだが、これを本社の管理セクションが独自の判断だけで決めようとすると、往々にして間違いが起きる。また、例えば営業部門の移転などでは、その部門を総括する営業本部など上層部の意向も加わり、調整が難しい。こうした点での調整の遅れが、移転スケジュール遅延の最大要因となる。
移転先選定の際にも課題がある。多くの企業は、まず最初にコストの話から交渉に入る。賃料決定までに時間を費やし、準備が進んでいる気になっているところに、事務手続きに必要な分厚い契約書が送られてきて、確認しきれないことはよくあることだ。
さらに、設備変更などでもトラブルは起こりやすい。例えば内覧の際、カーテンからブラインドへといった変更を要求すると、オーナー企業の担当者レベルでは、入居させたい一心からか気軽に了解されることがよくある。が、いざ入居する時に、それがなされていない。また、引越直前、オフィスの内装工事をする段になって、施工されているべき電話回線や電気容量などが不足していることが発覚する。こうしたトラブルは、事前に書面に残しておけばよいのだが、後になって「言った、言わない」の問題になるケースは少なくない。これらは、本来、契約までに確認しておくべき事項なのだが、テナントサイドにノウハウがないために要件が潰せない、あるいは潰すべき要件そのものが分からないことに問題がある。さらにいうと、オーナーにノウハウがあり、テナントにない場合、様々な面で後手に回らざるを得なくなってしまう。移転プロジェクトには、全体を把握できる人材が確保できるかどうかが、大きなポイントとなるだろう。
内的・外的環境の変化がもたらす昔と今の移転トラブルの違い
テナント、オーナー双方の事業環境、さらには市場環境の変化も、トラブルを誘発する原因になっている。 まず、テナントが移転に求める要件が、10年前と比較して格段に厳しくなっている。面積一つとっても、以前なら「社員が何人だから何坪必要」と簡単に算出できたが、今日では、例えばITシステムの何にどれだけの面積が必要か、管理部門の担当者だけではわからないことが多い。そこでは、設備やITの担当者を交えた事前の打ち合わせが必須となる。もちろん、面積は最も基本的な一例に過ぎず、事前確認が 必要な要素や項目は、以前に比べ大幅に増えてきている。 また、オーナー側にも変化が起きている。昔のオフィスビルの所有者は、大手デベロッパーや生・損保会社、あるいは個人オーナーが多く、テナントとの長い付き合いを望む傾向が強かった。いわゆる大家と店子の関係が、企業同士でも重んじられていたといえる。だが今日では、よりビジネスライクな交渉が主流となりつつある。
この要因としては、不動産流動化の影響が挙げられるだろう。オーナーの意識や戦略として、かつての「購入した不動産はじっくり運用して、投資資金を回収する」といったものと、「転売も視野に入れ、短期所有でその間に最大のパフォーマンスを発揮してくれるお客を優先する」とでは、テナントへの対応が、かなり大きく異なってくるのは想像に難くない。例えば、「普通借家契約であっても賃料改定で何十パーセントもの値上げを要求する」や「申し込みをしたテナントが社内稟議を回している最中に、より条件のいい会社と契約してしまう」など、このようなオーナーの変化が背景にあることの現れといえる。
さらに、市場環境の変化もある。上記のようなオーナーは、賃貸オフィス市場全体から見ればまだ少数だが、比較的グレードが高く、テナントニーズが集まるビルから不動産流動化は進むため、市場に与えるインパクトは大きい。これに景気回復によるオフィス需要の増大が加わったことで、強気の交渉姿勢は広く波及しつつある。
その傾向に追い討ちをかけるのが「定期借家契約(定借)」の存在だ。長期間賃料を確定させることを目的として導入された定借は、当初はフリーレントなどとセットで特殊な賃料ダンピングの手段として利用されるケースが多かった。しかし、施行から7年を経過した今日では、「この賃料値上げを了承しないなら再契約はしない」とする法的根拠となり、貸し手にとって大きなメリットになっている。そのため、テナント側は再契約や転貸の有無など、オプションを付けながら賃料を判断していくわけだが、数年後の契約終了時の市場を読み違えると、場合によっては大きな損失をもたらすことになってしまう。
こうした、昔では考えられないような新しいファクターが次々に登場しているのが現在のオフィス市場であり、移転トラブルがいつ起こっても不思議ではない現状となっている。
経験豊富なプロの存在が移転プロジェクト成功の鍵
では、移転プロジェクトにおいて、どのような点に留意し、リスクヘッジを行うべきなのか。移転トラブルが起こる状況を改めて検証すると、特にキーワードとなるのが「初めて」ということ。初めての移転、初めての契約形態、初めての大規模ビルへの引越など、過去に経験がない、つまり冒頭にも述べたノウハウがないことが大きな原因となっている。
さらにオーナーにとっても、初めて所有したビルや新築ビルとなれば、お互いにわからないことだらけ、加えて管理会社も慣れていないので、さらにそのリスクは増大する。
初めての引越や、新築ビルに限らず、移転に関しては経験が重要であることは確かだ。しかも、企業にとって移転とは、さほど頻繁に経験できるものではない。その意味で、オフィス移転に関しては、ビル決定の手順から、契約、引越に至るまで、移転プロジェクトを成功させるノウハウを蓄積した、経験豊富なプロフェッショナルの存在が必要不可欠といえるだろう。
