本社との至近距離での分室設置で円滑なコミュニケーションに留意
国分株式会社
情報システム部
部長 奥村 恆弘 氏
国分株式会社
システム企画・運用チーム
課長 島 敏明 氏
業務拡大に伴い迫られた情報システム部の分室化
当社情報システム部は、06年6月に分室化するに至りました。ご存知のとおり当社は、江戸時代より商業の中心地である日本橋という地で卸業を営み、1965年の町名変更により本社ビル所在地は日本橋1-1-1になっております。今回の分室化は、外食やチルド・冷凍食品部門など、事業内容が年々拡大していくことにより人員も増え、本社ビル内のスペースが手狭になったことが要因です。
このような業務拡大に伴う新規事業は、起ち上げの重要な時期、本社内に置いておきたいのは当然のことです。逆に、そんな中にあって当部門が移転することになったのは、インフラである情報システムが、業務的に他のどの部門とも等しい距離にありながら、常に近くにいる必要性はないこと。150人という人員規模が本体から切り出しやすいこと。加えて、過去に1度、メインフレームの大型化・大規模化に伴いデータセンターに移転した経験があることなどが主な理由でした。また、災害対策としてのディザスターリカバリーの観点や、セキュリティ面のさらなる向上を考えると、分室化は必然であったと言えるでしょう
移転条件の明確化により短期間での物件選定を実現
移転先の選択に当たっては、新耐震基準に適合しているビルであることはもちろんですが、その他にもいくつかの条件を設けました。具体的には、本社まで歩いていける距離であること。コミュニケーションのとりやすい執務環境を考慮して、150人がワンフロアに入れること。賃料が従来コストを大きく上回らないことでした。
本社との距離を重視したのは、先ほどの「常に近くにいる必要性はない」と矛盾するようですが、やはり、システム開発には、現業とのコミュニケーションが重要です。今の時代、情報システムはすべてのプロジェクトに関連してきますから、あらゆる情報が集まる本社まで、すぐに行って話せる距離であることが必要だと考えました。
06年1月に移転プロジェクトがスタートしたのですが、こうした条件を明確にすることで、3月には本社ビルから徒歩で約3,000歩の距離に当たる人形町のビルに決定、6月末には入居というスピード対応が可能になりました。
当初はワンフロア250～300坪程度のビルを探していたのですが、残念ながら周囲に適当な空室がなく、結果的にメインメンバーの100人の執務室を5階、プロジェクトメンバーの50人と受付や会議室を4階という2フロアで対応することになりました。
移転して感じたことですが、本社周辺と比較して、日本橋人形町は情緒があり、和やかな気分で仕事に取り組める環境にありました。また、最寄り駅の「人形町」駅は、東京メトロ日比谷線・都営地下鉄浅草線の2路線が利用できるので、空港のある羽田や成田をはじめ、東海道新幹線の品川、東北新幹線の上野、つくばエクスプレスの秋葉原などにもダイレクトにアクセスするため、地方出張にも便利な環境にあります。
また、ビル自体が北を向いており、一般的なオフィスであれば敬遠される要素なのかもしれませんが、当部門としては都合が良い面が多い。日光によるモニター画面のちらつきがなく、また暖房効率にも優れ、冬でも暖房が要らないほどです。加えて、ビルの入退館に時間制限がないことも、システム部門としてはありがたいことです。
若手社長のPTがもたらした満足度とモチベーションの向上
今回の分室化計画が、成功裏に終わったもう一つの大きな要因に、若手社員によるオフィス移転PT(プロジェクトチーム)の結成があります。
一般に、分室などで本社から切り離されると、阻害されているような気分になりやすいものです。また、引越などの実務では、システムのサポートを止めないために、夜間の作業になることが多く、「やらされ感」が強くなることもあるでしょう。こうした要因によるモチベーションの低下を防ぐために、若手社員に大幅に権限を委譲して、レイアウトから什器備品まで、アイディアを出させたのです。
彼らはまず、ブレーンストーミングで実現したいオフィス環境をピックアップし、例えば生体認証システムや受付システム、Webカメラシステム、ビジネス電話など、自ら展示会に出かけて徹底した調査を行いました。また、デスクやイスなどについても、これまで取引のない業者にまで打診したり、使い勝手の良いキャビネットや駅のコインロッカーサイズの個人ロッカーを導入するなど、限られたコストとスペースを有効活用するため、最大限、納得できるところまでチャレンジしていました。その結果、無線LANや受付・生体認証システムのパラメーター設定など、業者は使わず自前で施したほど。果ては、システムサポートを止めないために、部員全員で時間を融通しながら、交代で引越を実施するなど、期待以上の働きをしてくれたと言えるでしょう。
もちろん、分室化による被害者意識などなく、むしろ楽しんでそれらの業務を遂行していました。手作り感のあるオフィスですから満足感が高く、社員のモチベーションも向上しているように感じています。
本社とのコミュニケーションを高めることを最重視
分室を設置したことで、新たに発生した課題は、本社内にいた時と違い面積が確定しているため、人員がさらに増えたときにスペースの融通が利かないことと、全社的な組織変更に対応しづらいことです。また、日常業務においても、これまでならば総務がやってくれていたようなオフィスの維持管理の仕事が増えたことが挙げられます。
ただ、これは言い換えれば、自由度、自己裁量の範囲が広がったということです。今後の注意点としては、その居心地のよさに甘えず、定例ミーティングはもちろん、意識的に本社に顔を出し、他部門との交流に努めながら、業務を推進することが重要だと考えています。
