シェアオフィスを本社に？ メインオフィスにフレキシブルオフィスを選択する理由

従業員数が2000人の大規模な企業でも、本社としてシェアオフィスを活用する昨今。本社の移転先候補として、このような「フレキシブルオフィス」をひとつの選択肢と捉える企業は増加傾向にある。 
ここでは、フレキシブルオフィスを選択する際のポイントを押さえてみたい。

はじめに

一般的にフレキシブルオフィスとは「サービスオフィス」、「シェアオフィス」、「コワーキングスペース」といった柔軟性の高いオフィスの総称を指す。通常の賃貸オフィスとの大きな違いとして、什器・備品はフレキシブルオフィスのプロバイダーによる提供となり、契約後すぐにオフィスとして利用できる点が挙げられる。さらに、プロバイダーと相談して、借主にとってメリットのある契約内容へ、柔軟に調整可能であることも特徴のひとつだ。

また、小～中規模の利用ではフレキシブルオフィスのスペース内に個室を持つ場合が多いが、大規模な利用ともなればワンフロアを自社スペースとして利用することもある。フレキシブルオフィスといえど賃貸オフィスさながらに活用するケースが増加している点も、基本として押さえておきたい。

フレキシブルオフィスを本社にするポイント

好立地・ハイグレードビルでも借りやすい

駅直結に代表される好立地のハイグレードビルは、オフィス環境やアクセスの利便性などから従業員のエンゲージメントを高めるのに適しており、企業ブランディングやイメージ向上、人材確保を重視するならば、最優先で検討したい物件と言える。しかし、このようなビルを所有するオーナーとの直接契約には、コスト面・交渉面などでハードルを感じることも少なくないだろう。 

そこで、フレキシブルオフィスが有力な選択肢となり得る。ハイグレードビルに出店を進めるフレキシブルオフィスのプロバイダーは増加傾向にあり、好立地なフレキシブルオフィスのラインナップが豊富になってきている。また、同じ物件であっても直接契約とフレキシブルオフィスの契約では異なる条件での借り方が検討可能なため、場合によってはフレキシブルオフィスのほうが良い条件で入居できる可能性もあるのだ。 

スピード感のある入居が可能

一般的に、オフィスの賃貸借契約開始後にはB工事（テナント負担にて、オーナー選定の施工業者が空調・防災設備・壁等を整備する工事）が発生し、その後C工事（テナント負担にて、テナント選定の施工業者が内装・照明器具・什器等を整備する工事）を経て、はじめてオフィスが利用可能となる。そのため契約から業務開始までには、ある程度の期間を要する。 
しかしフレキシブルオフィスであれば、プロバイダー側がB・C工事に該当するオフィス環境をすべて提供するため、契約開始とともにオフィスを利用できる。このように、契約からスピード感のある業務開始が可能な点も、フレキシブルオフィスの特徴となっている

コストパフォーマンスに優れる場合も

一般的なオフィスの賃貸借契約では、移転先へ入居する際の内装工事費に加え、その後退去する際の原状回復費用など、入退去のタイミングで多大なコストが発生する。しかし、フレキシブルオフィスでは、これらの費用がかからない。

また、預託金の預け入れを必要としないケースもあり、たとえ支払いが必要となっても月額利用料の２～３ヶ月程度で済むケースが多い。退去時にクリーニング代を支払う可能性はあるものの、預託金・原状回復費用と比べれば入退去時のキャッシュアウトを大きく抑えることが可能なのだ。

一方で、注意すべき点もある。フレキシブルオフィスは入退去時のコストを抑えられる反面、月額固定費が一般的なオフィスの賃貸借契約と比べて割高になるケースが多い。そのため長期の利用であればあるほど、コスト高になる可能性がある。フレキシブルオフィスの適正な契約期間を判断するにあたっては、通常の賃貸借契約における内装工事費を含むトータルコストとの比較が必要だが、一般的には３年程度を目安として考えるケースが多い。

コストシミュレーション想定条件
社員数	100名	契約期間	3年（36ヶ月）
一般的な賃貸オフィスの想定
賃貸面積	300坪	賃料単価	坪30,000円/月
原状回復期間（ダブル賃料期間）	2か月（18,000,000円）	入居工事坪単価*	675,000円/坪
ランニングコスト単価（水道光熱費など）	坪3,000円/月	原状回復費用坪単価*	140,000円/坪
フレキシブルオフィスの想定
賃貸面積	100名	初期登録費用	20,000円/名
一人あたりの席単価	10,000円/月	コピー代	50,000円/月
会議室利用単価（4人用会議室）	3,000円/時間	会議室利用頻度	毎日1時間/全社員

*入居教示及び原状回復費用の坪単価はCBREレポートの数値で計算

契約期間に柔軟性がある

長期的にオフィスを維持する場合、コスト高になり得るフレキシブルオフィスだが、必要なオフィススペースが流動的に変化する業態においては、功を奏するケースも多い。なぜなら、一般的な賃貸借契約と比べて、契約期間・契約スペースの柔軟な変更が可能だからだ。

例えば、契約から1年後にオフィス面積を見直す前提で、契約期間をはじめとした諸条件をプロバイダーと調整することなども可能だ。長期契約ではなく短期契約を繰り返し、その都度条件を見直すことで、希望するオフィススペースだけを確保できるわけだ。

昨今のハイグレードビルにおいては定期借家契約が主流であり、契約期間に縛り（本社規模での目安は5年）が発生するなど、オーナー主導の柔軟性に欠ける契約内容となっていることも多いだろう。こうしたなか、フレキシブルオフィスが持つ契約期間の柔軟性は、オフィス面積に流動性を求める場合において、大きなメリットになるのではないだろうか。

全国各地で系列オフィスの利用が可能

主要なプロバイダーは国内の各主要都市に拠点を展開しているため、フレキシブルオフィスは支店開設をはじめ、出張先でのワークスペース確保などにも利用されるケースが多い。さらに国内のみならず、海外拠点も利用可能としているプロバイダーも存在する。様々なエリアでワークスペースを手軽に確保できる点は、言うまでもなく賃貸契約にはないフレキシブルオフィス特有の利点だ。

フレキシブルオフィスを選択した理由

ここまで、フレキシブルオフィスを選択するうえでのポイントを押さえてきたが、実際にフレキシブルオフィスに本社機能を移した企業は、どこに魅力を感じているのだろうか。移転前に抱えていた経営課題とフレキシブルオフィスがどのように課題解決に寄与したのか、業種別にいくつか事例を紹介しよう。

IT　1000名以上規模
課題	フレキシブルオフィスの解決策
社員の多様性のある働き方を推進 オフィスの効率化 セキュリティーの担保 企業アイデンティティに基づく立地	働き方の変化や多様な事業で起こるオフィスニーズに柔軟に対応できる契約形態 社員が集まるオフィスの構築サポート 占有フロアへの動線の確保 最寄駅を変えずに新築・好立地・ハイグレードビルを提供

IT　〜500名規模
課題	フレキシブルオフィスの解決策
オフィスの拡張に費用と時間がかかる 成長してもワンフロアで働きたい	初期費用を大幅削減に成功 短期間での2拠点の開設を実現 フルカスタマイズのワンフロアを提供

金融　〜500名規模
課題	フレキシブルオフィスの解決策
新規事業を手掛ける子会社に適した場所 従来型オフィスの機能性も維持したい 地域にこだわりたい	フルカスタマイズのワンフロアを提供 オフィス入り口から会議室に至るまで企業のブランディングをサポート イベント等を通じて地域・周辺企業と新たな接点を構築

製造業　〜100名規模
課題	フレキシブルオフィスの解決策
保有資産を整理しアセットライトな経営をしたい 本社の機能とコストのバランスを取りたい 新たにオープンなカルチャーを醸成したい	工場は保有のまま、本社アセットをフレキシブルオフィスに置換 オフィス環境が変わる事で形式的なコミュニケーションが減り従業員の距離が近くなった

空輸　〜100名規模
課題	フレキシブルオフィスの解決策
事業改革の一環としてオフィスを移転したい 業務におけるサステナビリティを実現したい 部門間のコミュニケーション不足を解消したい	多様な働き方を実現し、改革を実現  DX推進で従業員がサステナビリティを実践できるように オープンな空間でコミュニケーションが活性化

サービス　〜100名規模
課題	フレキシブルオフィスの解決策
増員の速さに対応できるオフィスがほしい 社内コミュニケーションを活性化したい 採用活動をさらに強化したい	増床が簡単な、柔軟な契約体系 フレキシブルオフィスのブランド力で社員満足度も劇的に向上 ほかのフレキシブルオフィス入居企業とともに採用イベントを実施

まとめ

このようにフレキシブルオフィスは、直接契約ではハードルの高かったハイグレードビルへ入居を希望する際や、オフィスの契約期間が決まっているケース、従業員数の増減に伴いオフィス面積に流動性を求める場合など、さまざまなシーンにおいて有効な選択肢だと言える。

占有スペースともなれば部外者には直接契約なのか否かの見分けはほとんどつかないうえ、従来型のオフィス環境からの脱却や、企業カルチャーの転換、コミュニケーションの活性化をはじめとした従業員の意識改革などの付加価値をもたらす場合もある。こうしたフレキシブルオフィスの利点は、今後のワークプレイスを考えるうえで、ぜひとも意識しておきたいところだ。