社員の安全性確保とBCP強化のための移転プロジェクト。
グレードアップとコスト削減、
新しい働き方を実現するフレキシブルオフィスという選択。
株式会社メディコン
本社オフィス
BDのグループ企業として医療機器を輸入販売する株式会社メディコン。2022年12月、旧耐震のオフィスビルから「WeWork 御堂筋フロンティア」に本社を移転した。この新オフィスは、2023年1月からオフィス出社とリモートを組み合わせた柔軟な働き方に舵を切り、Activity Based Workplace（働き方に応じた職場環境）を実践していく同社の象徴でもある。プロジェクト開始から4ヶ月というスピード移転の全貌を取材した。
旧耐震ビルの本社は
出社意欲のわかないオフィスだった
メディコンは1972年、医療機器輸入会社として大阪で設立された。2017年より、米国に本社を持つ総合医療機器メーカーであるベクトン・ディッキンソン アンド カンパニー（以下 BD）のグループ会社として、日本ベクトン・ディッキンソン株式会社（以下 日本BD）とともに事業を行っている。BDは、「明日の医療を、あらゆる人々に™」を企業理念とし、医療機器から医療用具、診断システムまで、先進的な技術開発を基盤に、幅広い製品とソリューションを提供している。その中で、メディコンは血管、泌尿器および外科専門領域における治療用医療機器を扱っており、全国7ヶ所に営業所を持つ。それらを束ねるヘッドクォーター機能を果たすのが大阪本社である。
設立50年を迎えた昨年12月、メディコンは創業の地である大阪市中央区平野町のオフィスビルから、同市北区の「WeWork 御堂筋フロンティア」に本社を移転した。移転の理由について、「旧本社ビルは1970年竣工の旧耐震ビルだったため、社員の安全およびBCP強化が一番の理由」と話すのは、同社Business Process Excellence部門のディレクターで、移転プロジェクトチームを率いた大津久宜氏。2017年に大阪で起きた震度4の地震により、安全性の確保への意識が高まったという。また、オフィスのレイアウトも昨今のビジネスニーズに合っているとは言えなかった。「日本的な発想でレイアウトされた固定席で、販売代理店の側面が強いオフィスでした。元々低かった天井が、OAフロアの導入によってますます低くなり、圧迫感もありました」と大津氏は話す。
当時は3フロア（計660坪）に200人弱が働いていた。全体で見れば手狭ではなかったものの、「部門によっては不均衡な状態にあり、建物のレイアウトの限界から、手付かずであった」（大津氏）。また、部門ごとにフロアが分かれており、部門を超えたコミュニケーションも起きづらかったという。今回の移転には、建物の安全性向上に加えて、社員にとって出社意欲のわかないオフィス環境を改善する狙いもあったのである。
撮影場所：WeWork
BDとの統合を機に問題を認識
様々な条件を満たす理想的なオフィスを探して
オフィス環境について意識するきっかけは震災だけではなかった。
米国に本社を持つC.R.Bard社と日本企業の合弁会社としてスタートしたメディコンは、2017年のBDとC.R.Bardの統合により、BDグループの一員になった。それを機に、働く環境の分析を行うなかで、「旧態依然としたオフィスの問題点が認識され、移転に向けて議論をスタートしました」と大津氏は語る。
様々な条件を満たす移転先のオフィスを探すのは容易なことではない。オフィス移転を検討する中で突破口となったのが、フレキシブルオフィスという選択肢だった。フレキシブルオフィスは、通常のオフィス賃貸で必要となる初期費用やランニングコストを抑えることができる。それだけでなく、WeWork御堂筋フロンティアはワンフロア・ワンテナントの専有が可能なため、懸案だったセキュリティ上の課題もクリアすることができた。制振構造のビルのため、移転の一番の目的である安全性の確保とBCP対応も実現できる。 WeWorkへの移転のメリットを社内で丁寧に説明し、2022年4月末にプロジェクト化が決定。その後、現行のビルオーナーに退去を通知し、 WeWorkと正式に契約したのが9月であった。
撮影場所：WeWork
フレキシブルオフィスへの移転で
柔軟な働き方へのスムーズな移行を期待
フレキシブルオフィスを選んだもう一つの理由として、「社員が仕事の内容や個人のニーズに合わせて働く場所を選べるActivity Based Workplace （ABW）へスムーズに移行できると考えたから」と大津氏は話す。新型コロナの流行をきっかけに、リモートワークが普及するなど働き方が大きく変わった。日本BDとメディコンでは、2023年1月からハイブリッドワークスタイルを全社で本格導入することを決定。「新しい働き方にギアをシフトしていくにあたり、その働き方ができる環境がすでに整えられていて、それに対してサポートも受けられるWeWorkは、私たちが考えるABWの構想に非常にフィットしました。加えて、我々が借りる御堂筋に限らず、他の拠点も利用できるため、社員によりフレキシブルな働き方の選択肢を提示できるのがメリットだと感じました」と大津氏。
WeWorkが未展開の地方に関しては、全国ネットのシェアオフィスとも契約することで、各営業所で働く社員にも働きやすい環境を提供する。「フレキシブルオフィスやシェアオフィスを組み合わせることで、全国的に均一なハイブリッドワークスタイルの環境を提供できると考えています」と話す。
撮影場所：WeWork
移転まで4ヶ月の超過密スケジュール
丁寧な社内コミュニケーションがカギ
移転プロジェクトに話を戻すと、2023年1月のハイブリッドワークスタイル導入に向けて、本社の引っ越しは12月と決まった。プロジェクトが走り出してから4ヶ月間しか残されていなかったが、「本社が率先して新しい働き方を始めるには、12月中の移転を急ぐ必要がありました。それが可能だったのは、フレキシブルオフィスへの移転がごく限られた範囲のC工事だけで済んだことが大きかったと思います」（大津氏）。
とはいえ、わずか4ヶ月で移転を完了させるには苦労も多かったはず。最大のチャレンジは、スケジュール管理だったと大津氏は話す。「細かい ものも含めると1,000以上のアクションがあり、一つのアクションの遅れが別のアクションに影響することもあるため、全体を遅延なく走らせるスケジュール管理には苦労しました」。
典型的な日本型ワークスタイルからABWへと働き方を改革しようとすれば、社員からの反発もあったのではないだろうか。そう尋ねると、「固定席をなくすことへの社員の不安をいかに軽減するかは大きな課題でした。超特急のスケジュールのため、コンセプトや基本レイアウトは我々が作成しましたが、決定事項を一方的に押し付けるのではなく、社員からも不安や疑問を吸い上げる形を取りました」。具体的には、複数部門から集めた約20人でプロジェクトチームを作り、レイアウトやオフィスの使い方などの重要事項に関しては、いくつかのサブチームに分けて疑問や意見を吸い上げ協議していった。社内向けには毎週発行のニュースレターやホームページ、タウンホールミーティングを通して情報発信を行った。
社員から寄せられた声で多かったのが「席にモニターがほしい」というものだった。これについて大津氏は次のように話す。「新しいオフィスは、コミュニケーションが活発に行われて、社員間のコラボレーションによる革新が生み出される場所にすることを最優先に考えていました。そのため、モニターの配置は全体の3分の1に絞る予定でしたが、リモートワークでモニターを使うことに慣れている社員に、モニターがなくても大丈夫だと実感してもらえるまで、まずは全体の3分の2にモニターを残し、将来的に減らしていく方法をとることにしました」。
WeWork 御堂筋フロンティア
新本社オフィスを
BDの新たな働き方の象徴に
引っ越しで必ず問題になるのが、書類やものをどうするか、である。今回のようにフレキシブルオフィスへ本社を移転するとなれば、なおさら書類やものを減らす必要がある。「実は、移転プロジェクトがアナウンスされる半年以上前から、社内で断捨離を始めていました」と大津氏。文書のデジタル保存や外部の保管機能を利用することで、書類やキャビネットの50％削減に向けて動いていたのである。「文書のデジタル化やダウンサイジングは、移転するしないにかかわらず必要なことですし、実際にオフィス移転が決まれば、これが大きな助けになることも見越していました。ですから、『この書類はどうするんだ？』という議論は、引っ越しの時にはほぼありませんでした」。
この取材が行われたのは今年1月末。移転完了からまだ1ヶ月しか経っていないが、新本社オフィスに対する社員の評判は上々のようだ。「『オフィスが明るくて使いやすい』という声が多いですね。ワンフロアなので、今まで話す機会のなかった人たちとの交流が増えているようです。いろんなところでちょっと腰かけて話したり、立ち話したり、コミュニケーションの層が厚くなっていると感じています」と大津氏は話す。
オフィスとリモートのハイブリッドワークスタイルも今年1月からスタートした。「これから数年かけて、この働き方を新しい企業文化として醸成させ、定着させていきたいですね。これまで当社は地味な会社の印象だったと思いますが、『新しい働き方をする会社なんだね』『変わったね』と思ってもらいたい。BDの新たな働き方を象徴するABWスタイルを実践する場として、WeWorkの新しいオフィスに期待しています」（大津氏）。
新型コロナの流行は人々の働き方を大きく変えただけでなく、医療サービスのあり方を変える転換期ともなった。在宅医療という新たな可能性の広がりである。つまり、これまでは病院や医療従事者を通して医療サービスが提供されてきたが、今後は病院を基盤とした形に限らず、ますます多様な事業展開が求められていくという。社員の柔軟な働き方を可能にするメディコンの新本社オフィスは、新たな医療サービスを生み出す器としても期待されている。
プロジェクト概要
| 企業名 | 株式会社メディコン |
|---|---|
| 施設 | 本社オフィス |
| 所在地 | 大阪府大阪市北区曽根崎新地1-13-22 WeWork 御堂筋フロンティア15階 |
| 営業開始日 | 2022年12月 |
| 人員 | 約200人 |
| 規模 | 約180坪・約170席 |
| CBRE業務 | フレキシブルオフィスへの本社構築に向けた戦略提案・物件紹介 |
